Innkjøp
Bedre kontroll og mer forutsigbarhet budsjettering og kontantstrøm, pris- og avtaleovervåking og analyse eller automatisering av kundeordrehåndtering. Det er mange gode grunner for å ta i bruk systemer for å håndtere innkjøp. Mange av våre kunder har allerede et fungerende innkjøpssystem, men bruker våre løsninger for å forbedre kritiske (og manglende) deler av håndteringen, som linje for linje matching av innkjøpsordre og fakturaer, PEPPOL eller EDI-automatisering - eller rett og slett for å spare tid og penger ved å legge til vår innkjøpsoptimaliserer. I vårt system med modulbaserte applikasjoner - velg delene du trenger for å forbedre prosessen din.
Sett reglene, overvåk flyten
Definer økonomireglene som roller, beløpsgrenser og andre kontroller, og systemet vil håndheve det.
Overvåk flyten av innkjøpsordrene visuelt fra arbeidslister eller grafiske rapporter, med sortering i arbeidslister/statuser som er både pen og effektiv.
Handling. Håndter avvik og forhindre at bestillinger blir sittende fast, avvist eller ignorert av leverandørene uten at noen legger merke til det og tar grep.
Rekvisisjoner og kundeordrer
En rekvisisjon er et forslag om å kjøpe spesifikke varer – og det er her vi starter. Ofte kommer rekvisisjonen fra kundens nettbutikk for levering til sluttkunde – men den kan like gjerne være «intern» for produksjon eller forbruk.
Rekvisisjonen kan gå gjennom en godkjenningsprosess - og når den er klar kan systemet forslå og opprette en (eller flere) innkjøpsordrer for spesifikke leverandører.
De godkjente bestillingene kan sendes direkte til leverandørene, eller slås sammen med andre åpne bestillinger for å gå som en felles bestilling - PEPPOL og EDI-kompatibel som standard.
Innkjøpsoptimalisering
Den banebrytende tilleggsapplikasjonen Purchase Optimizer sørger for at du alltid får den beste prisen på enhver bestilling eller rekvisisjon.
Den vil sjekke alle registrerte leverandører for pris, tilgjengelighet og fraktkostnader og foreslår den beste kombinasjonen for bestillingen din.
Det vil hjelpe innkjøpsstyringen ved å gi mulighet for å gruppere, dele eller slå sammen bestillinger før sending - men gir også mulighet for fleksibilitet og manuelle inndata (fordi noen ganger har vi ikke alle fakta i systemene våre).
Kjøp, se, handle
Etter godkjenning sendes Kjøpsordren til leverandørene - i beste format tilgjengelig (PEPPOL, EDI og e-post - til og med print).
Da handler det om kommunikasjon - å kunne motta ordrebekreftelser, rettelser, leveringsmeldinger eller avslag så enkelt og effektivt som mulig. Helst digitalt hvis tilgjengelig - men via e-post eller manuelt hvis ikke. Håndteringen hos oss er den samme selv om datakildene er ulike og automatiseringsgraden varierer.
Hele prosessen overvåkes via statuser og automatiske oppdateringer dersom de er slått på.
Når bestillingen er fullført, kan vi utløse f.eks. kundefaktura (og kredittkortbelastning) automatisk.
Automatiseringsnivåene er tilpasset og enkle å justere, og går fra gjerne fra full manuell sjekk til å begynne med til helautomatisert når systemene er justert inn og behandlingsrutinene etablert.
Match fakturaer med innkjøpsordrer - linje for linje
Fullstendig maskinmatching av linjer for PEPPOL/EDI-fakturaer betyr at du vil få nøyaktige sammenligning og kontroll på alle fakturalinjer mot ordrelinjene. Vare for vare, med kontroll på pris, antall bestilt, antall levert og antall fakturert. Og automatisk kontering av varer som regelmessig ikke er en del av bestillingen, typisk frakt, paller og gebyrer.
Eksportene gir mulighet for å oppdatere prislister fra faktura eller bare følge med på prisutviklingen.
Søk og rapporter - raskt, enkelt, ubegrenset
Vår nye søkemotor tilbyr hastighet, nøyaktighet og fleksibilitet til det ekstreme. Forbered dine data; filtrer, beregn, sorter, summer, marker eller grupper data - og presenter dem grafisk. Og det er bare begynnelsen.
Lagre dine favorittrapporter, send dem som vedlegg til e-post eller lag et epostabonnement der du eller den du vil sende til automatisk får rapporten. Daglig, ukentlig eller månedlig - hold deg og dine kollegaer oppdatert om utviklingen.
Og ja, du kan fortsatt laste den ned til Excel hvis du vil, men når du har lært våre nye rapporter, tror vi ikke du vil mer.
KeyP - Leverandørrapporter
Hvis du virkelig ønsker å forbedre kjøpsprosessen din - og spare store penger - er KeyP-applikasjonen vår ditt åpenbare tillegg. KeyP står for Key Performance monitoring - og den vil i sanntid vise f.eks hvilke leverandører du kjøper mer fra, hvilke varer du kjøper (fra PEPPOL varelinjer), utvikling måned for måned sammenlignet med tidligere perioder og dine topp 20 leverandører