top of page

Arkiv og dokumenthåndtering

Selv om kortnavnet er Arkiv, er applikasjonen et dynamisk dokumenthåndteringssystem for aktiv håndtering av dokumenter - men som de fleste av våre systemer er den laget for å håndtere kritiske dokumenttyper som avtaler, ISO 9001 (og andre standarder) og HR-dokumenter (pga. det er veldig sterk konfidensialitetshåndtering) - eller hvilken som helst dokumenttype der livssyklus er ønsket eller distribusjon et krav.

I likhet med våre øvrige systemer er også Arkiv rettet mot aktiv bruk og oppfølging av dokumenter, med arbeidsoppgaver of god kontroll på at de blir utført.

I tillegg er det den perfekte følgesvennen for våre applikasjoner, håndtering av prosjektdokumenter, bygging og lagring av sjekklister, bilder og filmer, bestillinger og kommunikasjon, garantier og krav – gjør dokumentene tilgjengelige fra applikasjonen der du trenger dem.

Archive worklist.png

Kjernefunksjoner

  • Gode arbeidslister med samme logikk og fokus som alle At Work-applikasjoner - enkle å lære og ta i bruk

  • Enkel opplasting av dokumenter fra ulike kilder som filsystem, e-post, skannere og smarttelefoner

  • Meldinger og arbeidslister for arbeidsoppgaver som utløp/forfall/fornyelse/håndtering/revisjonsdatoer eller brukerdefinerte oppgaver

  • Abonner på nye versjoner, dokumenter i mapper eller dokumenttyper sørger for at alle som burde vite får informasjonen - uvurderlig for alle som jobber med ISO 9001 og andre standarder

  • Slettelister for dokumenter som skal slettes etter utløp, f.eks. skriftlige advarsler til ansatte, i samsvar med GDPR eller postlister for de som behøver det

  • Avansert tilgangskontroll til både mapper og enkeltdokumenter men med mulighet for å begrense også basert på forretningsprosess for å forhindre uautorisert tilgang til sensitive dokumenter og bedre deling av data

Søk og rapporter

Filtrert etter brukerprivilegier og roller, er det enkelt å finne et hvilket som helst forretningsdokument etter indeks eller innhold (hvis det ikke er et bilde).

Søk på mappe, dokumenttype, kontakt eller andre valg – se hvilke dokumenter som finnes og åpne dem.

Eller bare skriv inn søkeordene dine og la systemet bla gjennom alle dokumentene dine og returnere de som samsvarer.

shutterstock_724445881.jpg
Mobile Navigation to Archive.png

Mobilappen

Finn et hvilket som helst opplastet dokument eller legg til et nytt fra smarttelefonen din.

Søk som du du på skrivebordet - og vis det på smarttelefonen din De fleste dokumenttyper vises i nettleseren ved hjelp av Google Disk (uten at dokumentene lagres der).;

Lagre nye eller redigerte dokumenter tilbake til dokumentbehandling ved å laste opp fra smarttelefonens filsystem eller ta bilder med kameraet og last opp og gjør dem tilgjengelige umiddelbart.

Dette bildet fra smarttelefonen min er kategorisert som Infrastruktur - fordi det er våre kontorer.

Mobila Archive Ass Search.png
Mobile Archive upload.png
Our office.png

ISO 9001-familien

Designet for å støtte ISO 9001 og tilsvarende valitetsstandarder, ikke bare ved å arkivere dokumentene og gjøre dem søkbare, men ved å være en del av prosessen:

  • Vi støtter strukturen til ISO 9001-konseptet ved å ta i bruk mappestruktur, dokumenttyper og hvordan vi tildeler og kobler dokumenter til hverandre

  • Vi sørger for at revisjonsprosessen er i henhold til standarden ved å lage en revisjonsplan, tilordne oppgaven til en spesifikk person og opprette en "våkne" når revisjonen skal starte.

  • Oppgavene gjør det mulig å kvalitetssikre både dokumenthåndtering og andre dokumentbaserte prosesser - og den kan til og med brukes til å overvåke sjekklister og rapporter tildelt de ulike prosessene. Sett opp abonnementer på dokumenter som utvalgte brukere eller grupper skal ha informasjon om, så går det automatisk varsel når det kommer nye versjoner.

  • Lag sjekklister med unntakshåndtering for hvert «punkt» og individuell oppfølging

Archive ISO scaffolding checklist.png
SSA-L for web.png

Avtaler

Avtaler er kjernekomponenter i mange av forretningsprosessene vi støtter, og vi har integrert dem på mange forskjellige måter som å gjøre dem tilgjengelige for kjøp/salg eller som prosjektdokumenter. I Arkiv håndterer vi dem også som egne enheter, med full livssyklusstyring.

  • Registrer avtalene til den aktuelle forretningsprosessen og leverandør/kunde og prosjekt. Registrer varighet, oppsigelses- og fornyelsesdatoer. 

  • Opprett oppgaver for personene som er ansvarlige for avtalen - for fornyelse, oppsigelse eller reforhandling - og bruk en vekker for å varsle dem i god tid før enhver handling er nødvendig.

  • Tilordne som abonnenter hver ansatt (og andre) som trenger å være klar over eventuelle nye eller oppdaterte dokumenter i mappen eller av bestemte dokumenttyper via e-post og en arbeidsoppgave

bottom of page